Gerencia y PAS
Gerencia de centro
A continuación, se describen los ámbitos de responsabilidad del puesto y las principales funciones dentro de cada ámbito.
- Gestión, seguimiento y mantenimiento integral de los recursos (materiales, instalaciones, suministros de bienes y servicios) de un centro educativo.
- Estudio, valoración y propuesta de necesidades sobre nuevas instalaciones, informe y propuesta de obras de adaptación y modificación de espacios.
- Supervisión técnica del estado de conservación de los edificios y las instalaciones proponiendo en su caso actuaciones de reparación, adaptación o mejora.
- Gestión económico administrativo del centro educativo. Como gerente del colegio, es la persona que, en línea con el sistema de gestión integral de la entidad y procedimientos establecidos, elabora (junto con el director), gestiona y realiza control del presupuesto anual del centro, así como de las partidas contables, proponiendo las acciones correctivas y preventivas necesarias que posibiliten la viabilidad económica del mismo. Esta gestión incorpora la gestión de la facturación, impagados (y su reclamación de pago cuando corresponda), emisión de certificados de carácter administrativo-académico junto con la secretaría del centro.
- Como gerente tendrá a su cargo al equipo de personal de administración y servicios asignados, lo que implica la organización de sus funciones, tiempo de trabajo, vacaciones y ausencias.
- En su rol de gerente del centro, y en coordinación (dependencia del Director del centro y de la Administración General) representa en estas cuestiones administrativas y económicas al Colegio ante familias y el entorno más próximo del centro. En dependencia de las áreas funcionales de la sede, podrá acudir a reuniones y espacios de representación de la entidad, cuando así se estime oportuno. Por este motivo debe conocer en profundidad y compartir el Proyecto Educativo del Centro.
- Función de promoción y captación de patrocinios puntuales y nuevas fuentes de financiación, en dependencia y/o coordinación de la figura responsable de Servicios Generales y Promoción. Publicidad, marketing y promoción del centro con el objetivo de alcanzar la plena ocupación del mismo, incluyendo en este punto la gestión de la web del centro en el contenido no educativo y actuando en coordinación con los Servicios Centrales de FUHEM.
- Comunicación del centro en su ámbito de competencia, en coordinación con los servicios centrales de FUHEM y con los responsables de otras áreas de comunicación en el centro.
- Responsable del cumplimiento y garantía de la Ley de protección de datos, de prevención de riesgos laborales y, en último término, de cualquier disposición legal que afecte a la gestión integral de un centro educativo.
Administrativo/a
Las funciones del puesto se engloban en el ámbito de la gestión económico administrativa y académica del centro, así como a la atención a la Comunidad Educativa.
El contenido del puesto se concreta en el desarrollo de las siguientes funciones:
- Introducir datos en las herramientas de información de la CAM.
- Dar respuesta a las peticiones de información de la CAM
- Alimentar y gestionar la base de datos de alumnos y profesorado.
- Contabilizar facturas para seguimiento presupuestario.
- Atender telefónica y presencialmente a la Comunidad Educativa.
- Realizar la gestión académica del centro: proceso de matrícula, apertura de expedientes académicos y traslados, elaboración de boletines de notas.
- Introducción de datos y facturación en Alexia.
- Información de impagados y aportaciones voluntarias no recibidas.
- Gestionar los aspectos administrativos de las becas y ayudas.
- Otras gestiones administrativas.
- Todas aquellas que le puedan ser asignadas por la gerencia o por la jefatura de secretaría en función de las necesidades del centro.
Conserje
Las funciones del puesto se engloban en lo relativo a la gestión de los accesos al centro, atención a la Comunidad educativa y los servicios generales (mantenimiento, suministros, espacios e instalaciones).
- El contenido del puesto se concreta en el desarrollo de las siguientes funciones:
- Abrir y cerrar el centro.
- Controlar, supervisar y poner en marcha las instalaciones del centro.
- Controlar las entradas y salidas del centro.
- Prestar atención telefónica y presencial.
- Custodiar y transportar documentación fuera del centro.
- Limpiar patios, supervisar incidencias y adecuar los espacios.
- Controlar los suministros, reponer material, mobiliario y otros enseres del centro.
- Gestionar la papelería: fotocopias, encuadernaciones, ensobrados.
- Mantener el cuidado, reparación y conservación integral de los edificios, pudiendo supervisar las reparaciones y otras obras menores que se lleven a cabo por personal ajeno a la Fundación y expresamente contratado a tal efecto.
- Todas aquellas otras funciones que por necesidades del centro le puedan ser asignadas por la Gerencia.
Coordinación de Servicios Complementarios
La figura de coordinación de servicios complementarios es la responsable del comedor y de las actividades extraescolares. En todos sus ámbitos de trabajo hay aspectos de organización, gestión, atención a las familias y relación con empresas proveedoras.
El contenido del puesto se concreta en el desarrollo de las siguientes funciones:
- Atender a las familias usuarias, peticiones, resolución de incidencias.
- Realizar seguimiento y control de asistencia
- Gestionar administrativamente los servicios: altas y bajas, control de la facturación, matriculación, documentación, informes sobre funcionamiento.
- Evaluar y proponer acciones de difusión, promoción y mejora velando por el correcto funcionamiento de los servicios incluyendo el cuidado del alumnado que asiste a ellos.
- Coordinar o coordinarse con las comisiones relativas a estos servicios.
- Controlar los menús del comedor: alergias e intolerancias, clasificación, difusión y revisión de menús con carácter mensual.
- Vender los tickets de comida al conjunto de docentes y alumnado que lo soliciten, facilitando su compra en los horarios previstos para ello.
- Coordinar el equipo de monitores/as del comedor con la colaboración de la persona designada por la empresa proveedora del servicio para esta función y con los monitores de actividades extraescolares.
- Relación con los proveedores y con el Responsable de Servicios Generales y promoción de FUHEM.
- Todas aquellas otras funciones que por necesidades del centro le puedan ser asignadas por la Gerencia.
Informático/a
El contenido del puesto se engloba en lo relativo a la informática, redes y comunicación digital del centro.
Al existir en todos los centros responsables TIC docentes e incluso profesores que colaboran en tareas concretas en relación con las TIC, el contenido del puesto de informático PAS puede sufrir variaciones.
El contenido del puesto se concreta en el desarrollo de las siguientes funciones:
- Mantener la página web del centro.
- Administrar y configurar Alexia. Gestión de usuarios y contraseñas.
- Gestionar las redes.
- Gestionar y atender las necesidades en relación con internet y telefonía,
- Control del inventario TIC del centro: equipos, periféricos, licencias.
- Mantenimiento y supervisión de los equipos informáticos del centro.
- Gestión y solicitud del material informático.
- Soporte diario a docentes y personal administrativo.
- Coordinación con el responsable TIC de la sede de FUHEM.
- Relación con los proveedores de servicios y compras de su ámbito.
- Seguimiento y control del gasto y uso de impresoras y fotocopiadoras.
- Todas aquellas otras funciones que por necesidades del centro le puedan ser asignadas por la Gerencia.
Jefe/a de Secretaría
Sus funciones se engloban en el ámbito de la gestión económico-administrativa y académica del centro y en la atención a la Comunidad Educativa siendo responsable de la secretaría del centro y de las personas a su cargo.
El contenido del puesto se concreta en el desarrollo de las siguientes funciones
- Atender a la Comunidad Educativa de manera telefónica y presencial.
- Coordinarse con el equipo directivo del centro.
- Realizar el seguimiento y la supervisión de la gestión económica: facturación, devoluciones, reclamación de impagos. Caja.
- Ser responsable de la gestión académica y de la tramitación de documentos oficiales con la administración.
- Coordinar, supervisar y aplicar los procedimientos establecidos por el centro y/o por la administración educativa.
- Organizar y planificar la actividad de la secretaria
- Coordinar y supervisar a las personas de perfil administrativo.
- Apoyar a la gerencia del centro en las funciones o tareas que ésta delegue.
- Tener interlocución y reportar a los servicios administrativos centrales.
- Todas aquellas otras funciones que por necesidades del centro le puedan ser asignadas por la Gerencia.
Mantenimiento
Sus funciones engloban lo relativo al cuidado, reparación y conservación integral de los edificios, instalaciones y espacios.
El contenido del puesto se concreta en el desarrollo de las siguientes funciones:
- Acondicionar el centro en relación a labores de pintura y albañilería.
- Acondicionar el centro en relación a labores de fontanería y electricidad.
- Realizar mantenimiento preventivo.
- Poner en marcha la calefacción.
- Informar a persona jefa de secretaría o a la gerencia de la necesidad de contactar con proveedores externos para las labores de mantenimiento que no pueda realizar y contactar con los proveedores contratados para labores externalizadas.
- Completar los informes de actividad establecidos en el centro.
- Atención telefónica a la gerencia y a la persona jefa de secretaría para atender las necesidades que puedan surgir.
- Conservación y limpieza de patios.
- Coordinarse con las personas de las Conserjerías.
- Todas aquellas funciones que le puedan ser asignadas por la gerencia en función de las necesidades del centro.